公文电子化归档质量的持续改进
信息技术的不断发展，大数据时代的稳健踏来，促使社会上各行各业的工作模式不断创新，在公文的接收归档方面也不例外，其中的主要特色，就是公文收发无纸化。电子公文的无纸化办公，方便、快捷又环保，但因其传播途径是在网络，相应地会受到网络环境的威胁，也因此削弱了电子公文在法律上的法定性。采用公文“双轨制”的管理模式，是当下比较合理的公文收发归档的办法，也是目前我Y在公文电子化归档质量持续改进的一大亮点。
一、我Y电子公文接收和归档的现状
我Y电子公文的收发和归档一直以接收的时间为准轴，存在着一些不尽如人意的现状。我Y接收的文件主要分为两个体系，一个是来自X的邮箱，另一个是来自Z公文交换系统，而所接收的电子公文文件名称杂乱无章，如若需要其中某一份文件，则需要在系统上进行搜索，相似文件都需要打开浏览，逐一判断，再进行传阅，整一个流程操作起来相当不方便，也失去了公文电子化便捷的意义。在存档方面，目前我Y的电子公文主要依赖于接收邮箱本身的收件箱和Z主导建立的共性平台上，而没有建立起我Y的电子公文档案，究其原因，是我Y委以重任的纸质化文件归档管理。纸质化文件收发及归档管理，白纸黑字，文件的查阅和存放等都更具有依据性，但是这要求大量的人力和物力予以支持。当下，建立一个我Y的电子公文档案体系，成为一项不可忽视的工作，虽任重且道远，但能为以后的文件相关工作提供便利，便是这项工作的意义所在。
二、我Y电子公文接收和归档的问题
1、电子公文接收和归档的原始性、真实性问题
电子公文，具有数据性特征，而其本质属性，就是原始性与真实性。纸质公文的原始性与真实性是毋庸置疑的，白纸黑字，难以涂改和删除，相比之下，电子公文在其形成的过程中受到破坏显得轻而易举，修改与删除仅是电脑键盘上的一个操作，不容易被识破。除此之外，电子公文一经下载，就与发送者所传达出的文件在一定意义上是分离的，当存档文件收到怀疑也难以辩驳。因此电子公文接收和归档的原始性、真实性问题是一个比较难以解决的问题。
2、电子公文接收和归档的依赖性、脆弱性问题
电子公文的接收、归档，依赖于网络系统，其产生、传输和利用等都会收到硬件、软件与网络服务等方面所构成的技术系统和数字环境的制约，可见电子公文的收发与归档对数字环境的要求较高。除此之外，由于电子公文存储的载体相对于纸质文档具有脆弱性，人为操作失误、载体遗失、火灾水灾、电力供应不足等客观原因都可以导致电子公文的接收与归档信息不全甚至消失得无踪无影。另一方面，硬盘本身就具有脆弱性，较短的寿命期限，老化与故障属于自然消耗结果，导致电子公文的数据信息极易丢失。因此电子公文接收、归档的长久保管困难。
3、电子公文接收、归档的安全性问题
电子公文的收发与归档对数字环境的要求较高，不仅体现在对存储的载体的要求，同时其发送、传输、接收、归档和保管等过程中的安全性也有相当高的要求。随着社会的发展，网络的全球性、开放性与共享性日益明显，为公文接收提供便利性的同时，也为有心之人介入电子公文的传播提供了机会。面对日新月异的入侵病毒和黑客的不断攻击，现有的防御技术往往是防不胜防的，如何保障电子公文接收、归档的安全性问题，也是一项我Y所重视的问题。
三、我Y电子公文接收和归档相关问题的对策分析
1、设置的计算机专用于电子公文接收和归档工作，专人负责
我Y设置了的计算机专用于电子公文接收、归档工作，并由专人负责。这有利于保障电子公文接收的工作正常进行：一方面，如果计算机除用于公文接收外还需负担其他的上网任务，不可避免地使用到其他媒介的信息，自然会增大带入计算机病毒的几率，最终感染电子公文文件；另一方面，计算机一机多用，废文档自然就会增多，导致内存的利用率降低，文件清理时会造成误删有用的文件档。除此之外，我Y为电子公文的接收专门配备了一台发电机，专门为接收公文的计算机供电，是我Y办公室停电应急预案重要内容之一。
2、对电子公文接收和归档设立备份制度
对电子文档的备份，是指使用存储媒介保存两份电子档案，由于电子档案有不安全、不稳定的因素，那么电子档案的备份显得尤为重要。我Y的电子公文接收主要分为两个系统进行，一个是来自X的邮箱，另一个是来自文件公文交换系统同时接收。根据我Y电子公文接收的特点，归档与备份采用多形式进行。除了纸质档文件的接收归档以外，电子档文件方面，专用计算机的D盘专门保存X的文件，F盘专门保存Z公文，分门别类归档，同时在E盘进行备份，按照文号进行分类排序,除此之外，还专门配备了一台大容量的移动硬盘进行备份，形成多途径备份。
3、寄望OA系统
OA系统，就是办公自动化，采用互联网技术，基于工作流概念，使电子公文在Y内
各部门之间方便快捷地共享。在不久的将来，OA系统将在我Y内网上线，届时，文件在各部门的收发和传阅更加便捷、高效。OA系统的运用，最直观的是省略了大批量文件的生产和装订，纸质化文件的减少，同时纸张、订书钉等消耗品的投入也会减少，对于Y而言，将大大节省了人力和物力的投入，使工作更加高效协同。
当前，我Y的公文收发和归档采用半自动化的双轨制，即纸化与无纸化共同工作的模式，这在当下是比较合理的公文收发归档的办法，是值得推行的。在实际工作中，必须建立电子文件与纸质相一致的管理制度，使工作更加标准化，公文电子化归档质量的持续改进，形成适合我Y的公文办公半自动化系统。
