货物采购过程中可能出现的问题，供应商与采购管理制度

货物采购过程中可能出现的问题：

1、采购：

采购计划不正确不全面，如：型号规格、名称或具体要求不全，可能造成无法采购或采购后与实际不符。

计量单位不准，可能造成与需要数量不符等。

采购渠道不公开，如：不经过招标、询价、定向和集体决定采购渠道，不能保证价格的合理。

采购合同不严密，如：付款方式对对方有利、标的物转移时限不明确、处理双方纠纷在对方管辖区，这样做，在采购出了问题后双方解决起来需方很被动等。 因此，为了保证采购不出问题，必须建立可行性的采购流程。

2、验收：

验收人不知道验收方法、验收内容和验收权限，没有验收标准或验收标准不正确、不全面，验收问题不能及时处理，这些问题不能做精做细很难保证采购的货物全部合格有效等。因此，为了保证采购货物的质量和数量，必须建立操作性强的验收流程。

3、付款：

没有以严格的付款程序，如：不按合同要求付款、不经经办人同意付款，不经验收人同意付款等，因此，必须建立严格的付款流程，保证付款不出现以上问题。

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供给商治理规定

受控状态 制度名称 供给商治理规定 编 号 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 目的 本着以下3个目的，特制定本规定。 1．使对供给商的治理有章可循。 2．及时对供给商进行考核和评价，激励供给商提高供给质量。 3．定期与供给商进行互访，保持良好的供给关系，保证本公司采购的顺利进行。 第2条 适用范围 凡本公司有关供给商治理的相关事项，除另有规定外，均依照本规定进行处理。 第3条 治理职责 本公司供给商治理由采购部负责，生产部、质量部和财务部等相关部门应当予以配合。 第2章 供给商治理原则和相关制度 第4条 供给商开发原则 1．供给商开发程序包括供给商资讯收集、供给商基本资料表填写、供给商接洽、供给商问卷调查、样品鉴定、提出供给商调查申请。 2．供给商开发的基本准则是“QCDS”原则，也就是质量、成本、交付与服务并重的原则。 第5条 供给商调查原则和治理制度 1．由采购部牵头组成供给商调查小组，分别对供给商的价格、品质、技术、生产治理等作出审核，选出合格的供给商。 2．供给商调查必须秉承公平、公正的原则，以免本公司的利益受到侵害。 第6条 供给商考核与监督原则 1．与供给商签订合约之后，应当定期、不定期地对供给商进行考核。 2．供给商考核结果将用于对供给商的评级，根据等级实施不同的治理，以帮忙落后供给商进行改进， 考证部门 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

激励供给商提供更好的产品和服务。 3．定期或不定期地对供给商进行评价，及时解除与不合格供给商的供给合作协议，增加合格供给商的供给。 第7条 供给商关系治理原则 采购部必须与供给商保持一定频率的互访，以促进与供给商建立起战略关系，保证其对本公司的战略供给。 第3章 供给商考核与监督治理 第 考核对象 凡列入我公司“合格供给商名单”的所有供给商均为本公司供给商监督与考核的对象。 第9条 考核项目 采购部应定期或不定期地对合格供给商就品质、交货日期、价格、服务等项目作出评价。 第10条 考核频率 1．采购专员应负责对要害、重要材料的供给商每月进行一次考核，对普通材料的供给商每季度进行一次考核。 2．采购专员负责对所有供给商每半年进行一次总评，列出各个供给商的评价等级，依照规定进行奖惩。 3．采购主管负责每年对合格供给商进行一次复查，复查流程和供给商调查相同。 4．假如供给商出现品质、交货日期、价格、服务等方面的重大问题时，可以随时对其进行复查。 第11条 考核标准 采购部在进行供给商考核与评价时，应综合考虑以下6个方面的标准，择优选取。 1．供给商是否具有合法的经营许可证，是否具备必要的资金能力。 2．生产治理水平是否先进，能否进行弹性供货。 3．是否具备足够的生产能力，是否能够满足本公司的连续需求以及进一步扩大生产的需要。 4．是否有具体的售后服务措施并且令人满足。 5．之前供给的产品的质量是否符合我公司的要求。 第12条 考核方法 1．主观法 主观法根据个人印象和经验对供给商进行评价，评价的依据比较笼统，适合于采购人员在对供给商进行初评时使用。 2．客观法 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

客观法依据事先制定的标准或准则对供给商进行量化考核、审定，具有包括调查表法、现场打分评选、供给商表现考评、供给商综合审核以及总体成本法等。 第13条 评分制度 公司对供给商试行评分分级制度，对供给商的考核项目包括质量、交货期、服务、价格水平等各方面的内容。 第14条 考核结果处理 1．考核标准和考核结果应由采购专员以书面形式通知供给商，考核评分以及相应级别处理如下表所示。 供给商考核结果处理表 级别 A级 分值 90分及以上 奖惩情况表 酌情增加采购，优先采购，非凡情况下可办理免检，货款优先支付 要求其对不足的部分进行整改，并将整改结果以书面形式提交，对其采购策B级 80～分 略维持不变 减少对其的采购量，并要求其对不足部分进行整改、将整改结果以书面形式C级 70～79分 提交，采购部对其纠正措施和结果进行确认后决定是否继续正常采购 D级 69分及以下 从“合格供给商名单”中删除，终止与其的采购供给关系 2．对评价考核为B级和C级的供给商进行必要的辅导，D级供给商假如想重新向本公司供货，应重新按照新供给商选择的流程对其作调查评核或令其参加本公司招标。 第15条 交期监督 采购专员应对合格的供给商进行交货期监督，要求其准时交货，同时记录由供给商原因引起的各种超额运输费用。 第16条 质量监督 1．采购部应对合格的供给商进行质量监督，由质量部和采购部对合格供给商的供货质量作记录，出现不合格产品时应对供给商提出警告，连续两批产品均不合格时，应暂停向其采购。 2．责令不合格供给商查明原因并提高产品质量，假如有所改进，再另行决定是否继续采购。假如供给商不能在限期内提高产品质量，则由采购部经理报总经办批准之后，终止与其合作。 3.由于供给商产品存在隐性质量问题，造成客户投诉及索赔，由供给商进行赔付。 第4章 供给商互访与维护 第17条 互访制度 采购专员应对其负责的供给商进行维护，常常与供给商进行互访和检查，以便增强彼此间的沟通合作、》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

把握最新的市场信息和产品进展趋势。 第1 互访频率 采购专员对销售规模较大的A、B级供给商必须保证1次/季度的互访，对C级供给商保证1次/半年的互访。互访中应当沟通双方的合作状况、对出现的问题提出解决方案、沟通各自企业的信息并提出下一步的合作计划。 第19条 互访形式以及要求 1．电话互访，限于日常性事务沟通。 2．上门拜见，限于专项任务及重点问题。 3．大型商务会晤，限于整体策略性、方向性、规模性的洽谈。 第20条 互访标准 采购专员与供给商进行互访时应遵循以下7条标准。 1．采购专员外出拜见供给商必须经采购部经理以上人员同意。 2．采购部经理、采购主管需要指导采购专员拜见供给商，并定期参加商务会谈。 3．保证与供给商间的信息沟通，包括产品信息、市场信息、销售信息等。 4．遵守公司的各项规定，坚持原则，做好保密工作。 5．注重外出拜见时的个人着装。 6．高级客人来访时，采购部门人员应做好接待工作，注重维护公司形象，做好桌牌、资料的展示、检查幻灯片及礼品等是否布置到位。 7．采购人员与供给商进行正式商务谈判时必须填写备忘录并建立档案。 第21条 其他形式的供给商维护 1．公司采购、质保、，可对供给商进行业务指导和培训，但应注重公司产品核心或要害技术不扩散、不泄密。 第5章 供给商档案治理 第22条 建立供给商档案 为了便于治理，必须对所有供给商建立资料档案，由采购部设专人治理供给商的档案资料。供给商的档案资料主要包括下图所列的9项内容。 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

1．供给商调查表 2．供给商产品价格登记表 3．供给商企业资料 4．供给商采购合同 5．供给商洽谈登记表 6．供给商顾客投诉登记表 7．供给商顾客服务登记表 8．供给商销售业绩分析表 9．优秀供给商综合评估表 供给商档案资料应包含的内容 第23条 收集供给商资料 1．公司签订采购合同后，一般应在3个月内，由采购专员将该供给商的材料进行收集、整理。 2．因故不能按期整理的，应由责任人作出书面说明，由采购主管定期催办。 3．整理的档案应包括涉及该供给商的全部文件材料和记录。采购现场监控系统录制的音像资料，也应作为辅助档案资料保存。 4．公司采购档案不符合要求的，责任采购专员应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。 第24条 变更供给商档案 若供给商发生经营状况重大变化以及重要担保、重大合同纠纷或诉讼、信用等级和资质变化等可能影响履约能力的重大事项，责任采购专员应及时要求其向采购部提供书面报告，并及时更新供给商档案资料。 第25条 查阅供给商档案 相关人员在调阅供给商档案时，应先向总经理提出申请，申请批准后，方可进行查阅，查阅完之后应当及时归还。 第6章 附则 第26条 本规定的制、修、止 本规定由采购部制定，经公司常务会议讨论后，呈请总经办批准后生效，修订和废止亦同。 第27条 生效日期 本规定自 年 月 日起生效。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

采购计划治理制度

受控状态 制度名称 采购计划治理制度 编 号 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 目的 为加强采购计划的治理，保证公司各部门的采购需求按时按质完成，保证公司生产经营活动顺利有序地进行，特制定本制度。 第2条 适用范围 本制度适用于采购部负责的所有物资采购计划制订和预算治理工作。 第3条 职责 在采购部经理的指导下，采购主管负责组织编制年度、季度、月度和临时采购计划和预算，而计划和预算的具体工作内容由各采购专员负责。 第4条 采购计划的分类 采购计划主要包括年度采购计划、季度采购计划、月采购计划和临时采购计划4种，具体如下图所示。 考证部门 情况、生产情况、库存情况以及市场行情制订的当季或者下一季度采购计划 季度的采购计划 采购计划 月采购计划 在对季度采购计划进行分解的基础上，依据各个部门每月经营所需物资的汇总情况审核制订的采购计划 临时采购计划 在非凡情况下，为了满足各个部门的紧急采购需求而制订的短期采购计划 采购计划分类说明 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

第2章 采购计划编制与变更治理 第5条 采购计划的编制依据 制订采购计划时应考虑经营计划、需求部门的采购申请、库存状况、公司现金流状况等相关因素。 第6条 采购计划的编制步骤 1．明确公司的经营计划 （1）根据公司客户订单意向，明确材料采购目标。 （2）把握市场部根据经营目标、客户订单意向、市场猜测等资料所作的市场销售猜测情况。 2．明确公司生产计划和库存状况 （1）采购部应及时把握生产部根据业务部订单制订的生产计划。 （2）采购部应及时把握技术部工程单的物料需求和库存物料需求状况。 （3）采购部应及时把握各部门根据年度目标、经营计划和生产计划等预估的各种消耗物资的需求量。 3．制订采购计划 采购部汇总工程单上的物料清单对各种物料、物资的需求和请购单据，并据此编制采购计划。 第7条 编制采购计划应注重的事项 1．采购计划应避开过于乐观或者保守。 2．生产计划的可行性和预见性。 3．物料需求计划与工程单上的物料清单、库存状况的确定性。 4．物料标准成本的影响。 5．保障生产与降低库存的平衡。 6．物料采购价格和市场供需的可能变化。 第 采购计划的编制原则 1．采购专员应审查各部门的申购物资是否能由现有库存满足、是否有可替代的物资，只有现有库存不能满足的采购申请才能够被列入采购计划之中。 2．假如请购单中所列的物资为公司内部其他部门生产的物资，在性能、质量、交期、价格等满足的情况下，必须采用内购。 第9条 采购计划的审核审批 1．采购计划由采购部根据审批后的《采购单》制定，采购计划由总经理经理批准执行。 2．采购计划应同时报送财务部门审核，以利于公司各项资金计划工作的完成。 第10条 采购计划变更治理 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

对于已经申请的采购物资，请购部门假如需要变更规格、数量或撤销请购申请，必须立即用联络单或邮件及时通知采购部，以便采购部及时根据实际情况更改采购计划。 第3章 采购预算治理 第11条 采购预算的分类 按照编制期间，采购预算可以分为以下3类。 1．季度预算； 2．月度预算； 3．短期紧急预算。 第12条 采购预算编制目标 1．采购部凭采购预算进行采购，控制采购费用的支出。 2．财务部门根据预算筹措、安排采购所需资金，保证资金支付的正确性与及时性。 第13条 采购预算编制依据 1．生产经营所需的物资数量。 2．预计的物资期末库存量。 3．本期计划末结转库存量。结转库存量由仓储部和采购部根据各种物资的安全库存量和提前采购期进行确认。 4．物资计划价格。物资计划价格由采购部根据当前物资价格，结合可能影响物资价格变化的因素进行确定。 第14条 影响采购预算的因素。 1．采购环境； 2．公司销售计划； 3．物资使用清单； 4．存量管制卡； 5．物资标准成本。 第15条 选择采购预算方法 采购部需根据采购的具体内容选择合适的采购预算方法，如固定预算、弹性预算、滚动预算、增量预算、零基预算和定期预算等。 第16条 确定预算数，编制预算草案 采购部采用目标数据与历史数据相结合的方法确定预算数，并据此编制采购预算草案，报财务部审核。 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

第17条 综合平衡预算草案 财务部应与采购部进行协商，在充分考虑公司的现实状况、市场状况和整体预算的基础上，综合平衡采购预算草案。 第1 编制正式的采购预算 1．采购部应根据平衡过的采购预算草案编制正式的采购预算，经财务部审核无误后，报主管副总审批。 2．在编制采购预算的过程中，采购部必须对预算留有适当的余量，以应付可能出现的紧急采购状况。 第19条 采购预算执行治理 1．经核定的分期采购预算，当期未动用的，不得进行保留；如确有需要，下期补办相关手续后方可重新使用。 2．对于未列入预算的紧急采购，由采购部执行采购后，再补办相关的手续。 3．采购部门需严格执行采购预算，财务部对其进行监督和检查。 第20条 采购预算的调整 采购预算的变更由采购部或者财务部发起，经主管副总批准后方可执行变更。碰到以下5种情况时，可申请采购预算的变更。 1．公司经营方向和策略发生重大变更。 2．受重大自然灾难的影响。 3．公司内部重大调整。 4．宏观、税制、中小企业优惠等公司经营环境发生变化。 5．市场经济形势发生重大变化。 第4章 总则 第21条 本制度的制、修、止 本制度由采购部制定，经公司常务会议决议后通过，修订、废止时亦同。 第22条 生效日期 本制度自颁布之日起生效。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

商业贿赂处理办法

受控状态 制度名称 商业贿赂处理办法 编 号 执行部门 监督部门 第1章 总则 第1条 目的 为了保证采购工作公平、公正、公开，严厉打击和制止商业贿赂行为，维护本公司和供给商的权益，根据《中华人民共和国刑法》、《中华人民共和国反不正当竞争法》和《关于禁止商业贿赂行为的暂行规定》等法规中的相关条款，特制定本办法。 第2条 规范范围 凡本公司采购过程中出现的商业贿赂行为，均依照本办法进行处理。 第3条 名词解释 1．本办法中所指的商业贿赂，是指供给商为销售商品而采用财物或者其他手段贿赂本公司工作人员，以及本公司工作人员为了收受或者索取贿赂而购买供给商商品的行为。 2．本办法所称折扣即商品购销中的让利，是指供给商在销售商品时，以明示并如实入账的方式给予我公司的价格优惠，包括支付价款时对价款总额按一定比例即时予以扣除和支付价款总额后再按一定比例予以退还两种形式。 3．本办法所称明示和如实入账，是指根据合同约定的金额和支付方式，在依法设立的反映生产经营活动或者行政事业经费收支的财务账上按照财务会计制度规定明确如实记载。 第2章 商业贿赂的界定 第4条 财物贿赂 1．供给商为销售商品，假借促销费、宣扬费、赞助费、科研费、劳务费、咨询费、佣金等名义，或者以报销各种费用等方式，给付本公司单位或者个人现金和实物的行为，属于财物贿赂。 2．按照商业礼仪赠予小额广告礼品的行为不属于商业贿赂。 第5条 其他手段贿赂 供给商对本公司采购人员提供国内外各种名义的旅游、考察等给付财物以外的其他利益的行为，属于其他手段贿赂。 考证部门 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

第6条 行贿行为的界定 供给商不得采用财物或者其他手段进行贿赂以达销售商品的目的。在账外暗中给予本公司采购部门或者个人回扣的，以行贿论处。 第7条 受贿行为的界定 本公司采购部门或者个人在账外暗中收受回扣的，以受贿论处。 第 折扣入账 供给商销售商品可以以明示方式给本公司折扣，本公司接受折扣必须由财务部如实入账。若折扣未进行实时入账，该行为构成商业贿赂。 第9条 串通投标 本公司采购人员为了收受回扣与投标单位串通投标、抬高标价或者压低标价，以排挤竞争对手竞争的行为构成商业贿赂。 第3章 商业贿赂的处理 第10条 对供给商行贿的处理 若发现供给商以行贿手段销售商品的，应当停止向其采购，并进行相关调查。情节严重者，三年内不能够参加本公司的招标活动或者成为本公司的供给商。构成犯罪的，本公司有权向司法机关举报，依法追究刑事责任。 第11条 对投标单位串通投标的处理 投标单位和采购人员相互勾结以排挤竞争对手的，其中标无效，并停止其投标权利，规定其三年以内不能参加本公司的招标活动或者成为本公司的供给商。情节严重的，应列入供给商黑名单，永不对其采购，并向司法机关举报。 第12条 对采购人员受贿的处理 1．本公司的采购人员利用职务上的便利向供给商索取财物或者非法收受供给商财物，同时为供给商谋取利益的，应令其将非法所得上交工商治理机构，并予以解雇，对其永不录用。 2．采购人员非法收受贿赂致使本公司遭受损失的，除上述各种处罚外，还应对公司损失进行赔偿。 3．受贿数额较大或者巨大的，本公司有权移交司法机关，根据相关的法律法规进行处理。 第13条 对采购人员收受回扣的处理 本公司采购人员在采购活动中，违反国家和本公司的相关规定，收受各种名义的回扣、手续费归个人所有的，处罚方法同第12条。 第14条 对知情不报的处理 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

本公司采购人员在工作中非法收受他人贿赂，其同事或者主管知情不报的，公司给予罚款，并进行通报批评的处罚。 第15条 本公司采购人员在工作中非法收受他人贿赂，其同事或者主管主动举报的，公司给予奖励10000元。 第16条 对主动坦白的处理 采购人员在被追诉前主动交代行贿行为的，公司对其予以通报批评的处理，并呈报司法机关实情，以便减轻处罚或免除处罚。 第17条 采购稽核小组违规处理 1．采购稽核小组负责检察采购人员的不正当行为，如采购稽核小组成员滥用职权、玩忽职守，本公司有权予以解雇，并永不录用。如采购稽核小组成员行为构成犯罪的，则将其移交司法机关，依法追究其刑事责任。 2．采购稽核小组成员对违反本法规定构成犯罪的供给商和采购人员有意包庇、使其免受追诉的，本公司有权予以解雇并处以罚金，情节严重构成犯罪的，本公司有权移交司法机关，依法追究其刑事责任。 第4章 附则 第17条 本办法的制、修、止 本办法由综合治理部制定，总经理批准生效。综合治理部对本办法有解释、修订的权利。 第1 生效日期 本办法自审核通过之日起生效并执行。 编制日期 修改标记 审核日期 修改处数 批准日期 修改日期

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采购治理流程

部门 步骤 开始 总经理 采购部 供给商 其他部门 采购计划与预算控制 分析汇总采购单 提交采购需求 制订采购计划 审核 编制采购预算 协助选择 开发供给商 选择供给商 调查供给商 提供报价等资料 评估、选择供给商 协助选择 审核 采购谈判 签订合同 签订合同 供给物资 验收物资 供给商供货 监督 物资入库 协助 结算、支付 工作总结与 供给商评价 采购档案治理 资料分类治理 结束 》》》》》本文格式为word版，下载后可编辑《《《《《

供给商选择流程

部门 步骤 开始 总经理 采购部 其他部门 供给商 竞争市场分析 供给商开发 收集供给商信息 初步筛选 发放《供给商调查表》 提供信息 资料汇总和分析 供给商调查 否 是否现场评审 是 组织现场评审 协助 协助 协助 汇总分析结果 发出询价文件 询价和报价分析 报价分析 提供报价 综合评价 协助 审批 确定供给商名单 确定供给商名单 谈判 签订合同 结束