如法律要求信息须采用书面形式，则假若一项数据电文所含信息可以调取以备日后查用，即满足了该项要求在使用纸张文件的环境下，书面材料传统上所起的功能很多，基本上包括以下11种：
(1)确保有可以看得见的证据，证明各当事方确有订立契约的意向以及此种意向的性质;
(2)帮助各当事方意识到订立一项契约的后果;
(3)确保一份文件可为所有人识读;
(4)确保文件恒久保持不变，因而提供对于一项交易的永久性记录;
(5)使一份文件可以复制为若干份，以便每个当事方持有一份同样的数据;
(6)使之可通过签字方式进行数据的核证;
(7)确保一份文件作成对公共机构和均可接受的形式;
(8)最后体现出书面文件作者的意向并提供该意向的一份记录;
(9)可便于以有形的形式储存数据;
(10)便利于稽查及日后的审计、税收或管制目的;
(11)在为了生效目的而要求书面的情况下使之产生法律权利和义务。
