采购管理制度与工作流程
一、 目的：
为规范采购流程，提高采购工作的效率，特制定本制度。
二、 适用范围：
适用于本公司采购管理。
三、内容：
1、 总则
为加强采购工作的管理，提高采购工作的效率，制定本制度。所有的采购人员及相关人员均应以本制度为依据开展工作。
2、 采购基本流程
采购选品---寻找供货商----询价、比价、议价----采购洽谈----合同的签订（确定付款条件、配送方式、售后服务）-----产品委员会审核上线------采购交货验收（仓管、客户）---质检（不合格退货）---入库---计划对账---财务结算 1） 采购选品：
采购员根据市场需求选取产品设计独特、市场认可度高、适合礼品馈赠及及员工福利等高附加值、
高毛利的商品。 2） 供应商的选择标准：
a、 必须具备国家认可的相关资质（如：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证等） b、 必须具有国家相关法规要求的生产经营场所；有必需的行业法规，具有相应的生产、供应交付与服务能力，在市场上有一定的知名度。
c、 采购人员根据供货商实际情况填写《供货商供货能力评价表》，出具评审意见，
对达到合格条件的供货商，按照供应商审批程序上报，经领导批准后列入合格供
应商名单
3） 询价、比价、议价 。
1、 将所购物料的名称、规格、品牌等相关信息以邮件或传真供应商，并要求报价。 2、 统一各供应商报价方式、产品规格、采购条件等。 3、 寻找多家供货商，提供相同商品的报价，最终依照价格、服务等条款确认一至两家供货商作为主要供货商
4） 合同的签订：
买卖双方经过询价、报价、议价、比价及其它过程，最后双方签订有关协议，合约即告成立。采购合同的签订要根据采购商品的要求、供应商的情况、企业本身的管理要求、采购方针等要求的不同而各不相同。需与财务部核实确定付款条件、货运方式、售后服务等情况。 5） 审核上线
采购人员需每周一将已选定的商品信息提交产品委员会审核，委员会成员需在二日内将确定上线的产品签字审批完成，转交市场运营部门，将产品信息录入系统，进行产品上架。 6） 采购交货验收：
1、 自有库房：货物到货后，库房管理人员应会同使用部门“订购单”、“合同”等采购文件核对货物名称、规格并清点数量并将到货日期及实收数量填入“订购单以采购员的确定和合同为验收数据。 2、 客户签收：由供货商直接发送给客户的商品，已物流签收单据作为货品签收入库依据
6）质检：货物质检合格则入库，不合格的，需安排补救和退货。 7）财务结算：货物入库后，采购员对账，会计核对，财务结算
3、采购流程图如下图所示：
采购选品 合同的签订 财务部确认付款条件及帐期 CEO 审批 建立供应商资料 下单 验收 不合格 交货、验收 验收合格 退货 计划对账 入仓
财务结算
4、申请付款流程图 符合结款要求，采购部审批通过提交付款申请，同时通知供应商开具对应结款金额的相关。 财务部核对无误，审批完成后转交CEO 采购人员依据合同约定及时安排付款计划 采购人依照客户签收及库房入库单据与供货商对账 财务部付款 CEO审批 1） 2）
采购商品入仓后（客户签收），做应付款计划
计划主管根据供应商账期核对成本金额和付款金额是否一致，不一致的找出原因，调整成本金额直至与付款金额一致后做应付款；
3） 采购部审批到期应付款转财务部核对
4） CEO批准后转财务部付款
5、自有商品到货验收流程
仓管依据采购单核对到货商品、型号、数量做入库 采购向库房发到货通知 财务依照入库单审核记账 1） 2）
仓库根据采购单验收产品
验收后打入库单，核对入库单金额是否与送货单金额一致，一致后方可审核入库，不一致需报采购审核，采购在当日给予答复
6、退货流程
客户退货申请单 对应采购员审定是否符合退货标准 仓库 报损 供应商 1） 2） 3） 4）
客户填写退货申请单，写明原因，上传图片 采购部根据供应商合同和合作情况，审核退货申请 审核通过可退回仓库，仓库每周以供应商为单位做退货单 不能退回供应商的，做报损处理，报损比例不得超过0.5%
四、 采购管理制度：
1) 建立供应商资料管理（表）册，售后服务管理表。
2) 建立、建全比价制度，保证采购产品的质优价廉。
3) 每月末将本月付款、欠款、欠票情况进行汇总、总结，并提出下月用款计划。
4) 签订采购合同后，应全面了解发货情况，如不能及时供货或临时缺货、停产，应将原因提前两日通知技术部门将产品下架
5) 所有货物一律开箱验收，发现问题及时和供应商联系，尽早解决。
6) 验收合格后应在一个工作日内办理入库手续。
五、采购部职责
采购部工作职责
1.制定并完善采购制度和采购流程：
（1）根据公司的长期计划，拟定采购部门的工作方针和目标；
（2）负责制定采购方针、策略、制度及采购工作流程与方法，确保贯彻执行；
2.制定并实施采购计划：
（1）根据公司的拓展规模以及年度的经营目标，制订有效的采购目标和采购计划；
（2）审核采购需求，统筹策划和确定采购内容，制订采购计划；
（3）组织实施市场调研、预测和跟踪公司采购需求，熟悉各种产品的供应渠道和市场变化情况，据此编制采购预算和采购计划；
（4）根据采购管理程序，负责采购项目的谈判、签约，检查合同的执行和落实情况；
（6）督导检查仓库的验收、入库、出库及管理工作，确保采销质量；
3.采购成本预算和控制：
（1）编制月度和周采购预算，实施采购的预防控制和过程控制，有效降低成本；
（2）采购价格审核、预算、报价，达到有效的成本控制；
（4）对采购合同履行过程进行管理、监督检查，及时支付相关款项；
4.选择并管理供应商：
（1）根据公司的销售需求，选定价格合理、产品质量可靠、信誉好、服务优质的供应厂商，建立长期战略双赢合作伙伴；
（2）建立对供应商的资信、履约、售后服务能力及市场价格状况和走势的综合评估系统；
（3）不断开发新的供应渠道和供应商，加强扩充和公司平台相吻合的产品，引进缺失品类产品；
（4）制定供应商管理办法，加强对供应商的管理、考核，确保供应商提供优价高品质的产品；
