一、告知书在什么情况下可以用
1、告知书在以下情况下可以用：
（1）对符合听证条件的案件，在做出行政处罚决定之前，告知当事人有权听证下可以用；
（2）审查起诉告知书。通知犯罪嫌疑人案件已经移送到，将对机关移送的案件进行审查，依法决定是否对犯罪嫌疑人提起公诉、不起诉或者撤销案件的诉讼活动。在接到告知书时就可以使用。
2、法律依据：《中华人民共和国刑法》第三十四条
【委托辩护的时间】犯罪嫌疑人自被侦查机关第一次讯问或者采取强制措施之日起，有权委托辩护人；在侦查期间，只能委托律师作为辩护人。被告人有权随时委托辩护人。
侦查机关在第一次讯问犯罪嫌疑人或者对犯罪嫌疑人采取强制措施的时候，应当告知犯罪嫌疑人有权委托辩护人。人民自收到移送审查起诉的案件材料之日起三日以内，应当告知犯罪嫌疑人有权委托辩护人。人民自受理案件之日起三日以内，应当告知被告人有权委托辩护人。犯罪嫌疑人、被告人在押期间要求委托辩护人的，人民、人民和机关应当及时转达其要求。
【委托辩护的形式】犯罪嫌疑人、被告人在押的，也可以由其监护人、近亲属代为委托辩护人。
【辩护人的告知义务】辩护人接受犯罪嫌疑人、被告人委托后，应当及时告知办理案件的机关。
二、告知书有什么法律效力
告知书有的法律效力有：
1、如果本人在告知书上签名，且告知书内容合法，又有的公章的，告知书一般是具有法律效力的；
2、如果为员工告知书的，员工在告知书上签字，即视为告知书生效，将来发生争议，告知书可以作为证据。
